PEC: che cosa è, come funziona

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La PEC è un sistema che consente di trasmettere e ricevere messaggi elettronici con valore legale e con avviso di ricezione. È questa sua caratteristica che la differenzia dalla posta elettronica tradizionale, e che conferisce, pertanto, il valore legale e “certificato”. Attualmente, l’ordinamento italiano ha reso obbligatoria la PEC solo per le imprese (comprese le ditte individuali) ed i liberi professionisti iscritti ad un ordine o collegio, tuttavia è innegabile il fatto che si tratti di uno strumento utile anche per i privati, poiché consente comunicazioni rapide ed immediate sia con i professionisti che con le pubbliche amministrazioni, nonché con altri cittadini.

Chi è il gestore del servizio

Tra le due parti, ovvero il mittente ed il destinatario, si interpone il gestore del servizio, che è rappresentato dal sito web che consente di creare la casella di posta elettronica certificata. Il gestore deve essere iscritto nel registro ufficiale pubblicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che funge da garante sulla correttezza tecnica della gestione della PEC. Il gestore ha il compito di controllare il contenuto del messaggio in maniera automatica, e fornire una ricevuta di consegna al mittente, oppure, in caso di problemi relativi al contenuto della mail, un avviso di rigetto. Il gestore ha inoltre l’obbligo di adottare tutti i protocolli di sicurezza necessari affinché i messaggi inviati e ricevuti, ed i relativi allegati, siano immodificabili da terze parti. Inoltre, la legge impone al gestore di conservare le ricevute degli invii e delle ricezioni delle PEC, contenenti il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto per un periodo pari a 30 mesi.

Come aprire una PEC

Aprire una PEC è molto semplice. Una volta scelto un fornitore del servizio PEC, si può sottoscrivere un contratto al fine di attivare la propria casella di posta elettronica certificata. Sarà necessario indicare le proprie generalità, come il nome, il cognome e l’indirizzo di fatturazione, e non è possibile utilizzare dati fittizi in quanto è obbligatorio confermare la propria identità attraverso l’invio dei documenti e la sottoscrizione del contratto mediante la firma digitale oppure la firma autografa. Solo a seguito delle verifiche sull’identità del sottoscrittore, il gestore attiva la casella di posta elettronica certificata al cliente. Inoltre, il servizio non è gratuito ma ha un costo, che è variabile a seconda di molteplici fattori tra cui la durata del contratto e lo spazio di archiviazione concesso.

Utilizzare la posta elettronica certificata

Nonostante i molteplici livelli di sicurezza dei server ed i numerosi controlli sulle comunicazioni trasmesse a mezzo PEC, utilizzare la posta elettronica certificata non è complicato. Sia per chi riceve che per chi invia mail PEC, il funzionamento è come quello di una qualsiasi casella mail standard. Si può accedere alla casella mail PEC con qualsiasi dispositivo dotato di connessione ad Internet, utilizzando l’app per smartphone del gestore oppure connettendosi semplicemente al sito web del fornitore del servizio, inserendo i propri dati d’accesso quali l’username (o l’indirizzo di posta elettronica certificata associata alla casella mail) e la password. Nella schermata appaiono poi le diverse sezioni, dedicate alle mail ricevute (compresi gli avvisi di ricezione) ed inviate.