Come utilizzare il software per la fattura elettronica

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La fattura elettronica o e-fattura, (ovvero il sistema di fatturazione digitalizzato), è obbligatoria in Italia dal 1 gennaio 2019 per la vendita di beni e le prestazioni tra soggetti residenti sul territorio del Paese. Si tratta di un documento redatto in formato XML, sottoscritto digitalmente e con un preciso riferimento temporale in grado da garantirne l’integrità e l’autenticità. Questa tipologia di fattura viene trasmessa direttamente all’Agenzia delle Entrate, utilizzando il Sistema d’Interscambio (SdI). È il professionista a redigere la fattura digitale, avvalendosi di un apposito software per fattura elettronica e la trasmette direttamente all’SdI.

La gestione della fattura

Come già accennato, per predisporre una fattura, ci si avvale di un apposito software per fattura elettronica in grado di generarla. La maggioranza di questi programmi, consente una compilazione guidata del documento, ma non sempre è così. In ogni caso, gli elementi essenziali della fattura sono: l’indicazione di chi è il destinatario della fattura (se pubblica amministrazione o soggetto privato); la data di emissione (non si può inserire una data successiva, proprio per questo molti programmi non consentono di modificare la data); il numero progressivo e univoco che identifica la fattura.

L’Agenzia delle Entrate, una volta ricevuto il documento, procede ad effettuare i necessari controlli sulla regolarità tecnica, e sull’esistenza effettiva della partita IVA dell’esercente e del codice fiscale del cliente, prima di restituire l’e-fattura all’acquirente. A questo punto, colui che ha emesso la fattura, avrà una ricevuta di consegna emessa dall’SdI per attestare quando la fattura è stata effettivamente emessa e quando è stata ricevuta. In caso l’SdI dovesse riscontrare problematiche concernenti l’integrità del file o la conformità agli standard di legge, o riguardanti le dimensioni del file superiori a quelle consentite, il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate invia al professionista che ha emesso la fattura elettronica un messaggio di mancato invio, invitandolo a generare un nuovo documento.

I due tipi di fattura

La fattura può essere immediata oppure differita. Nel secondo caso, il venditore non emette immediatamente la fattura, per motivi di organizzazione oppure per il tipo di attività esercitata (ad esempio per la vendita di merci spedite e corredate da documento di trasporto attestante il momento preciso nel quale viene effettuata l’operazione). In questo caso, l’emissione della fattura elettronica deve avvenire entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di riferimento delle operazioni fatturate.

Conservare una fattura elettronica

Le fatture elettroniche devono essere conservate per legge per 10 anni, a disporre ciò è il codice civile ed il Codice dell’Amministrazione Digitale. Per farlo è possibile avvalersi del servizio gratuito offerto dall’agenzia delle entrate, attraverso il portale dedicato alle fatture ed ai corrispettivi. Questo archivio informatico, permette anche di controllare l’effettiva consegna al cliente e dura 15 anni. In questa maniera si garantisce di tramandare la fattura digitale negli anni mantenendone l’integrità e l’autenticità senza subire alterazioni o modifiche. Anche se si decidesse di affidare il servizio di conservazione delle fattura a software per la fattura elettronica, occorre che si tratti di un servizio in grado di rispettare i requisiti stabiliti dall’Agenzia delle Entrate, alla quale spetta l’accredito del soggetto titolare del servizio come “conservatore” in grado di offrire garanzie organizzative e tecnologiche.